Formation

Objectif :

Développer des compétences pour planifier, préparer et animer des réunions professionnelles efficaces, en optimisant la communication et la gestion du temps.

Contenu du Programme

Planifier et préparer une réunion en fonction des capacités linguistiques actuelles

• Objectifs :
  • Adapter la préparation de la réunion au niveau linguistique des participants
  • Structurer le contenu et les objectifs de la réunion de manière claire et efficace
• Contenu :
  • Analyse du niveau linguistique des participants et adaptation du langage
  • Techniques de planification et d’organisation de réunions

Préparation d’un ordre du jour

• Objectifs :
  • Créer un ordre du jour clair et structuré
  • Prioriser les points à aborder et définir le timing de chaque sujet
• Contenu :
  • Techniques pour rédiger un ordre du jour efficace

Présentation de la logistique autour de la réunion

• Objectifs :
  • Organiser les aspects logistiques pour garantir le bon déroulement de la réunion
• Contenu :
  • Préparation de la salle, équipements nécessaires, et supports visuels
  • Coordination des invitations et confirmations de présence

Introduire la réunion

• Objectifs :
  • Présenter les objectifs, le programme et les règles de la réunion
  • Gérer les questions/réponses dès le début
• Contenu :
  • Techniques d’introduction et de présentation des objectifs
  • Méthodes pour établir un cadre de questions/réponses

Impact: intonations, rythme, vitesse, emphase, humour

• Objectifs :
  • Utiliser efficacement la voix et le langage corporel pour maintenir l’attention
  • Incorporer des éléments d’humour pour rendre la réunion engageante
• Contenu :
  • Techniques de modulation de la voix : intonation, rythme, vitesse
  • Utilisation de l’emphase et de l’humour pour capter l’intérêt
  • Pratiques de langage corporel pour renforcer le message

Présenter des informations et solliciter des opinions

• Objectifs :
  • Communiquer des informations de manière claire et efficace
  • Encourager les participants à exprimer leurs opinions
• Contenu :
  • Techniques de présentation d’informations
  • Méthodes pour solliciter et gérer les opinions

Reformulation et clarification des idées

• Objectifs :
  • Reformuler et clarifier les idées pour éviter les malentendus
  • Assurer une compréhension mutuelle claire
• Contenu :
  • Techniques de reformulation et de clarification
  • Vocabulaire et expressions pour reformuler efficacement

Gestion du temps de parole des participants, gestion des interruptions et des prises de décision

• Objectifs :
  • Gérer le temps de parole pour une participation équilibrée
  • Gérer les interruptions de manière constructive
  • Faciliter la prise de décision collective
• Contenu :
  • Techniques pour équilibrer le temps de parole
  • Méthodes pour gérer les interruptions
  • Stratégies de prise de décision en groupe

Phrases de transition entre les différents stades de la réunion ou de vérification de compréhension

• Objectifs :
  • Utiliser des transitions pour naviguer entre les sujets de manière fluide
  • Vérifier régulièrement la compréhension des points discutés
• Contenu :
  • Expressions pour introduire, lier et conclure les sujets
  • Techniques pour vérifier la compréhension à chaque étape

Questions/Réponses

• Objectifs :
  • Gérer efficacement les sessions de questions/réponses
  • Répondre de manière claire et précise aux questions posées
• Contenu :
  • Techniques pour gérer les questions de l’auditoire
  • Méthodes pour répondre aux questions difficiles

Conclusion de la réunion

• Objectifs :
  • Résumer les points importants et les décisions prises
  • Définir les actions et responsabilités futures
• Contenu :
  • Techniques de conclusion de réunion
  • Structuration des actions et des responsabilités

Les comptes rendus

• Objectifs :
  • Rédiger des comptes rendus clairs et concis
  • Assurer un suivi efficace des décisions et des actions
• Contenu :
  • Structure et contenu des comptes rendus
  • Techniques pour rédiger et distribuer les comptes rendus

Constitution d’un lexique des mots-clés

• Objectifs :
  • Créer un lexique personnalisé des mots-clés utilisés lors des réunions
  • Faciliter l’apprentissage et la mémorisation du vocabulaire pertinent
• Contenu :
  • Techniques pour compiler et organiser un lexique sur un tableur
  • Utilisation du lexique pour préparer et réviser les réunions

Méthodes Pédagogiques

• Pratique intensive : Exercices pratiques, mises en situation, jeux de rôle.
• Support multimédia : Utilisation de vidéos, enregistrements audio et supports écrits.
• Interactivité : Sessions de questions-réponses, discussions de groupe.
• Évaluation continue : Tests réguliers et feedbacks pour évaluer la progression.

Conclusion

Ce module professionnel sur la conduite de réunions est conçu pour offrir une formation complète et pratique. En mettant l’accent sur les compétences linguistiques et les techniques de gestion de réunion, il permet aux participants de se préparer efficacement et de conduire des réunions réussies dans un environnement professionnel.